11 Cosas que la gente Ultra-Productiva hace de manera diferente

¿Quieres ser más productivo?

Entonces tómate unos minutos para leer este artículo publicado por la revista Forbes, en el que se describen 11 cosas que hacen las personas altamente productivas de forma diferente.

Cuando se trata de productividad, todos enfrentamos el mismo reto, sólo hay 24 horas en un día. Sin embargo, algunas personas parecen tener el doble de tiempo; tienen una extraña habilidad para hacer las cosas. Incluso cuando hacen malabares con múltiples proyectos, ellos alcanzan sus metas sin dificultades.

“El tiempo es realmente el único capital que cualquier ser humano tiene y lo único que no puede permitirse el lujo de perder.”

-Thomas Edison

Uno se siente genial cuando sale de la oficina después de un día ultra-productivo. Con el enfoque adecuado, puedes hacer que esto ocurra todos los días. No tienes que trabajar más tiempo o incluso hacer más, sólo tiene que trabajar más inteligentemente. Prueba estas 11 tácticas de productividad en las que se basan las personas ultra-productivas:

1. Nunca tocan las cosas dos veces

Las personas productivas no ponen nada en compás de espera, ya que tocar las cosas dos veces es una gran pérdida de tiempo. No guardes un correo electrónico o una llamada telefónica para hacerle frente más tarde. Tan pronto como algo llama tu atención debes actuar en consecuencia, delegar o eliminarlo.

2. Antes de salir de la oficina planifican de antemano el día siguiente

Las personas productivas terminan cada día planificando las tareas para el siguiente. Esta práctica consigue dos cosas: ayuda a afianzar lo que has logrado hoy, y asegura que tendrás un futuro productivo. Sólo se necesitan un par de minutos y es una gran manera de terminar tu día de trabajo.

Por cada minuto que pasamos organizando, es una hora ganada.

-Benjamín Franklin

3. La tiranía de lo urgente

La tiranía de lo urgente se refiere a la tendencia de las pequeñas cosas que tienes que hacer en este momento para ponerte en el camino de lo que realmente importa.

Esto crea un gran problema, ya que las acciones urgentes a menudo tienen poco impacto. Si tú sucumbes en la tiranía de lo urgente, puedes encontrarte yendo por los días, o incluso semanas, sin tocar las cosas importantes.

Las personas productivas son buenas detectando cuando las tareas importantes van sobre ruedas y están dispuestas a ignorar o delegar las cosas que se interponen en el camino del impulso real.

“El tiempo es lo que más queremos, pero lo que peor usamos.”

William Penn

 

4. En las reuniones establecen un horario preciso y lo mantienen

Las reuniones son la mayor pérdida de tiempo que hay. La gente ultra-productiva sabe que una reunión se prolongará para siempre si así lo permiten, por lo que informan a todo el mundo en el inicio que se quedarán de acuerdo con el calendario previsto. Esto establece un límite que motiva a todos a ser más centrados y eficientes.

“La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que eres el piloto.”

-Michael Altshuler

 

5. Dicen “no”

“No” es una palabra poderosa que la gente ultra-productiva no tiene miedo de manejar.

Cuando es el momento de decir que no, evitan frases como “yo no creo que pueda” o “no estoy seguro”.

Decir “no” a un nuevo compromiso honra sus compromisos existentes y  le da la oportunidad de cumplirlos con éxito.

Las investigaciones realizadas en la Universidad de California en San Francisco muestran que entre mayor sea tu dificultad de decir que no, más probabilidades tendrás de experimentar estrés, agotamiento e incluso depresión. Aprende a utilizar el “no” y esto elevará tu estado de ánimo así como tu productividad.

6. Sólo comprueban el correo electrónico en el tiempo estipulado para ello

Las personas ultra-productivas no permiten que el e-mail sea una constante interrupción. Además de comprobar el correo electrónico en un horario, toman ventaja de las características que dan prioridad a los mensajes por remitente.

Establecen alertas por sus proveedores más importantes y sus mejores clientes, y guardan el resto hasta llegar a un punto de parada. Algunas personas incluso establecen una respuesta automática que permite a los remitentes saber cuándo ellos van a estar revisando su correo electrónico de nuevo.

7. No son multitarea

La gente ultra-productiva sabe que la multitarea es una verdadera asesina de la productividad. Las investigaciones realizadas en la Universidad de Stanford confirman que la multitarea es menos productiva que hacer una sola cosa a la vez.

Los investigadores encontraron que las personas que son bombardeadas regularmente con varios flujos de información electrónica no pueden prestar atención, recordar información o cambiar de un trabajo a otro, así como aquellos que completan una tarea a la vez.

Pero ¿qué si algunas personas tienen un don especial para la multitarea? NO.

Los investigadores de Stanford compararon grupos de personas en función de su tendencia a realizar múltiples tareas y su creencia de que eso ayuda a su rendimiento. Encontraron que las personas dadas a la multitarea sienten que esa manera de trabajar aumenta su rendimiento, pero en realidad sus resultados son peores que los de las personas a las que les gusta hacer una sola cosa a la vez.

El rendimiento de los que realizan la multitarea frecuentemente fue peor porque tenían más problemas para organizar sus pensamientos y filtrar la información irrelevante y eran más lentos en cambiar de una tarea a otra.

La multitarea reduce tu eficiencia y rendimiento, ya que el cerebro sólo puede centrarse en una cosa a la vez. Al intentar hacer dos cosas a la vez, su cerebro no tiene la capacidad para llevar a cabo ambas tareas con éxito.

8. Van por fuera de los horarios laborales estrictos

No tengas miedo de trabajar fuera de horarios laborales estrictos cuando se necesite. Da a una persona de confianza un número para llamarte en caso de emergencia y deja que esa persona sea tu filtro. Todo tiene que ir a través de ellos, y cualquier cosa que no esté clara tiene que esperar. Esta estrategia es una manera, a prueba de balas, de completar los proyectos de alta prioridad.

“Un hombre obtiene sólo el valor de una semana en un año, mientras que otro hombre obtiene el valor de un año completo en una semana.”

-Charles Richards

 

9. Delegan

Las personas ultra-productivas aceptan el hecho de que no son la única persona inteligente y con talento en su organización. Ellos confían en que las personas hacen su trabajo de tal eficiente manera que pueden centrarse en el suyo propio.

10. Ponen a la tecnología a trabajar para ellos

La tecnología atrapa muchas críticas por ser una distracción, pero también puede ayudarte a concentrarte. La gente ultra-productiva pone a la tecnología a trabajar para ellos. Más allá de la creación de filtros en sus cuentas de correo electrónico para que los mensajes se ordenen y se prioricen según van llegando, utilizan aplicaciones como IFTTT, que establece las contingencias en su teléfono inteligente y les avisa cuando algo importante sucede. De esta manera, cuando sus acciones alcanzan un determinado precio o si tienen un correo electrónico de su mejor cliente, ellos lo sabrán.

No hay necesidad de estar comprobando constantemente su teléfono para las actualizaciones de estado.

Todos estamos buscando maneras de ser más eficientes y productivos. Espero que estas estrategias te ayuden a encontrar esa agilidad extra, que te diferencia de los demás.

11. No temer ser directo y auténtico

Se necesita ser claro y directo. Porque la duda, el titubeo y la incertidumbre frente a un cliente o situación, envía un mensaje claro al subconsciente. Tanto tu subconsciente como al de tus proveedores, empleados y clientes: Falta de seguridad, autoridad, honestidad, eficiencia y certeza.

Saber decir “no” como hemos dicho, no solo demuestra compromiso y efectividad, sino que deja claro que tienes una responsabilidad.

Por otro lado, la espontaneidad y autenticidad no deja lugar a dudas sobre la claridad de ideas, la dirección de tu trabajo y la efectividad de tus resultados.

¿Con cuáles de estas tácticas de productividad cuentas?

Comparte tus pensamientos en la sección de comentarios abajo, ya que aprendo tanto de ti como tú lo haces de mí.