Cómo ser más productivo con la técnica Pomodoro

¿Qué es la técnica o método Pomodoro?

La técnica pomodoro es una forma de administrar el tiempo de trabajo, planificar y ejecutar tareas para ser más productivo. Fue inventada por el italiano Francesco Cirillo en los 80, para aumentar su productividad mientras estudiaba en la universidad.

Debe su nombre, al uso de un pequeño temporizador de cocina, de esos que puedes girar el dial, que por casualidad tenía forma de tomate, (y pomodoro en italiano significa tomate).

¿Qué características tiene la técnica pomodoro?

La idea es ayudar a acabar con éxito, eficiencia y concentración todo tipo de tareas de estudio, creación, lecturas y/o trabajos más mecánicos ya sea en oficinas o espacios creativos. Para ello, este método pretende mejorar nuestra eficiencia en diferentes procesos de efectividad y tiempos.

• Proceso de mejora productividad personal.
• Proceso de mejora de foco para evitar a toda costa la multitarea.
• Proceso de rutinas semanales que nos ayudan a estructurar y finalizar con éxito objetivos de corto plazo.
• Procesos de rutinas diarias que ayudan a distribuir correctamente el horario de trabajo.
• Sentimiento de urgencia que nos ayuda a motivar la acción efectiva.

¿Cómo funciona?

El creador del método pomodoro quería implementar una forma de estudiar que le permitiera concentrarse todo el tiempo posible sin que sea cansado para el cuerpo y la mente, y que a la vez, acabara con la satisfacción del trabajo bien hecho durante una jornada completa.

Para ello, se organiza el trabajo de la siguiente manera:

1. Divide el día en las tareas que quieres realizar

Esta parte es importante, si todavía no lo has intentado, lo suyo es que definas una lista de tareas alcanzables para ese día y posteriormente, el método te permitirá medir cómo mejorarlo y adaptarlo a ti. De hecho, se recomienda medir la jornada en “pomodoros” para saber cuántos vas a necesitar hasta completar el trabajo.

2. Ordena esta lista por prioridades

Define bien cómo quieres empezar a trabajar sabiendo de antemano las tareas que van a ir completando tu jornada. Intenta hacer esto para no intercalar tu concentración entre varios trabajos a la vez.

Seguro que también te pasa que a veces te sientas a leer, trabajar o estudiar y simplemente no eres capaz de avanzar. Te distraes con cualquier cosa y a veces incluso parece que nos buscamos estas distracciones. La famosa procrastinación, que advierte que nuestro cerebro tiende a querer ejecutar tareas por orden de facilidad y entretenimiento en vez alinearse con la productividad que queremos cuando racionalizamos.

3. Programa tu temporizador (25 minutos de trabajo intenso y centrado)

El concepto de un temporizador analógico, según el creador, tiene su porqué; si programas, activas y apagas el dial temporizador de forma física predispones a tu cerebro mejor que si utilizas herramientas digitales. Esta idea, como casi todos los puntos del método, tiene detractores.

Igualmente te proponemos una de las mejores alternativas digitales para trabajar con él, sin necesidad de tener a mano un temporizador de cocina: tomato timer, es una aplicación súper simple y explícita para usar el método.

4. Trabajar en la tarea hasta que termine el Pomodoro y marcarlo en una lista con una X.

Cada periodo de 25 minutos de trabajo se asume como un pomodoro. Con la técnica Pomodoro se cree que, para estar concentrados, necesitamos varios periodos de descanso.

5. Pausa de 5 minutos de descanso.

Es el momento de distraerse, levantarse de la silla y hacer cualquier otra cosa. Tener la sensación de satisfacción de haber acabado o avanzado con éxito sin distracciones nos motivará para continuar con el método y aumentar nuestra productividad.

6. Cada 4 pomodoros tomamos un descanso más largo: 10 / 15 minutos.

Obviamente esto puede variar; en función de la persona, el trabajo, la urgencia, el espacio… a continuación aclaramos un poco más esto.

Mejores Apps para el temporizador digital

A continuación te sugerimos las mejores aplicaciones para distintos dispositivos que puedes encontrar.

• Para PC, MAC y cualquier navegador: Tomato-timer
• Para Android (cualquier versión): Focus To-Do
• Para Iphone: Work Time Tracker
• Para navegador Chrome: Chromodoro

Ventajas y desventajas de la técnica pomodoro

A continuación te aclaramos las ventajas y los inconvenientes más usuales que se encuentran en el uso de la técnica pomodoro.

PROS

1. Cuando está bien planteada y organizada, el sentimiento de urgencia que ofrece funciona muy bien para enfocar las tareas.
2. Es fácil y entretenida de implementar y preparar.
3. Facilita la ejecución de tareas arduas, largas y complejas.
4. Si se entra en la fase del hábito, las tareas pueden hacerse mucho más llevaderas.
5. Como técnica de estudio es bastante simple.

CONTRAS

1. Requiere una gran voluntad llevarla a cabo con disciplina.
2. La adaptación de los tiempos “pomodoros” puede ser desesperante dependiendo de la tendencia de la persona.
3. Sin duda, requiere cambiar por completo los hábitos dentro del momento del día que más productivos somos, por lo que es un apuesta que debe ser bien medida.

Te contamos nuestra versión -sobre la puesta en práctica- de la idea, después de probarlo durante unas semanas con los intervalos de tiempo bien definidos.

Como ves, los pasos son muy sencillos, pero hay psicología detrás:

Primero, cuesta realmente concentrarse durante periodos largos de tiempo. Esto se soluciona limitando los periodos de concentración a 25 minutos. Cuando el temporizador suena, realmente hay que dejar la tarea y hacer el descanso.

No vale hacer trampas. De esta forma, es verdad que el cerebro se acaba acostumbrando aunque llevemos tiempo con otros hábitos.

El breve descanso recarga las pilas, y marcar el Pomodoro como terminado nos da una sensación de logro y querer seguir hasta completar la jornada.

Se hace muy útil ser proactivo con la definición y sincronización de “los pomodoro por tarea”.

El método y sus resultados se van haciendo más fáciles y alcanzables a medida que te acostumbras a ponerlo en práctica. Al principio es luchar contra tus hábitos, pero al mes, empieza a funcionar sin darte cuenta.

En resumen, nos parece ideal para personas que llevan tiempo conociéndose, sabiendo que divagan en el tiempo y les cuesta mucho ceñirse a horarios para trabajar.

Otro concepto esencial es evitar todo tipo de distracciones durante los Pomodoro. Si no tienes que trabajar online, desconecta tu conexión internet. Una buena herramienta para esto es : https://macfreedom.com). De lo contrario quita los avisos de nuevos mensajes de correo electrónico, de chat y cualquier notificación. Pon el móvil en silencio. No hay nada tan urgente que no pueda esperar 25 minutos. Hay que seguir esta regla de “no distracción”, sin interrupciones, con disciplina de hierro para dar con resultados excelentes.

Si te cuesta entrar en concentración, podrías utilizar música científica para calmar las ondas de tu cerebro. Para que sea más eficaz, usa cascos estéreo. A algunas personas les funciona muy bien.

Información oficial del método

Te dejo el enlace a la página de Francesco Cirillo, donde encuentras más información sobre el método (en inglés). Resumiendo la formación oficial de la técnica en la actualidad.

Te resumo los puntos más relevantes:

1. Mide la cantidad de esfuerzo que vas a necesitar para saber cuántos pomodoros tendrás que alcanzar hasta terminar la actividad.
2. Protege a tus pomodoros de distracciones. Apaga todas las notificaciones y dispositivos.
3. Aprende a medir exactamente cuántos pomodoros requiere tu trabajo. (lo sé, esta es muy parecida a la primera) supongo que se refiere a especializarse con más detalle en la técnica.
4. Usa el tiempo del pomodoro no solo para trabajar sino para recapitular el anterior al inicio, y resumir el actual, en el final.
5. Ordena tus pomodoros dentro del horario en el que quieres realizarlo. Mañana, tarde y noche. De esta manera ganarás eficiencia e irás adquiriendo más tiempo para otras cosas.
6. Aprovecha el tiempo que te sobra para optimizar tus resultados personales o mejorar tus tareas, como revisarlas mejor o aprender nuevas formas de implementarlo, como en trabajo en equipo.

Críticas del método pomodoro

Como cualquier iniciativa que pretende solucionar problemas de productividad y desarrollo personal en las personas, tiene detractores.

Los periodos de tiempo no son afines a cualquiera. Si bien es cierto que si consigues ser disciplinado al principio te puedes adaptar muy bien, no a todo el mundo le gustará pasarse tan poco o tanto tiempo trabajando.

Por otro lado es sabido que no conviene pasar mucho tiempo sentado, la naturaleza activa del hombre es totalmente diferente. Por ello, 25 minutos, 30 o un tiempo aproximado debería ser el ideal antes de un descanso.

Tener que marcar tus pomodoros te obliga a tener una “tarea” más, y algunas personas pueden ver esto, como hacer más compleja la tarea.

Para el trabajo en equipo se dificulta y lía más. Está bien definir en equipo como segmentar el trabajo, pero uso del método está diseñado para trabajar de forma individual.

Espero que te animes a probar esta técnica. Es una de las más sencillas y más eficientes técnicas de productividad que conozco, para terminar las tareas y tener la sensación de una jornada productiva, así que te animo aceptar el reto y que lo actives ya mismo.